Термін Меморандум має латинське походження, і в перекладі на іспанську мову він означає "щось, що слід пам’ятати". З цієї причини використання концепції приймає декілька застосувань. Тому можна сказати, що меморандум - це основне прийняття, своєрідний звіт, адресований особі або групі з них, у якому висловлено щось, що повинно бути враховано для конкретного питання. З іншого боку, його також можна визначити як блокнот або блокнот, в якому записуються речі, про які людина повинна пам’ятати в майбутньому. У меморандумі можна вказати різні типи інформації, такі як повідомлення про якусь інформацію в останню хвилину, якийсь спеціальний запит тощо.
У дипломатичному світі меморандум стосується спілкування, менш наголошеного, ніж пам'ять та примітка, яке узагальнює низку подій та причин, які необхідно враховувати у справах, що мають більшу важливість. Дипломатичні меморандуми, як правило, не підписуються редактором. Слід зазначити, що RAE також чітко вказує, що меморандум може стосуватися примітки, яка вручну надсилається особі всередині тієї самої компанії чи організації. Незважаючи на те, що правильним словом є меморандум, сьогодні люди часто підмінюють меморандум, що є похідним від множини вихідного слова.
Меморандум складається з ряду фіксованих елементів, в які повинні бути поміщені високорелевантні дані та що завдяки їм можна диференціювати їх від інших інформативних та комунікативних текстів. Серед цих елементів можна назвати найважливіші, такі як: сайт, дата, кому адресовано, тема, основний текст, прощання, підпис, копія для відправника та нижній колонтитул, якщо це необхідно.
Важливо зазначити, що меморандуми не мають заключного абзацу, оскільки інформація просто передається та доповнюється підписом та печаткою. Однак мова, яка використовується для написання меморандуму, повинна бути офіційною, щоб вона передавала повагу та викликала важливість питання, яке має передаватися та передаватися.
