Згідно зі своєю етимологією, цей термін походить від множини множини латинського дієслова "Agere" (робити) і позначає "Діяння" . Протоколом називають будь-який документ, який був складений під час засідання чи зібрання і який написаний кимось, хто був присутній на згаданому засіданні, і де відображаються всі обговорені під час нього домовленості та висновки.
Підготовка протоколу дозволяє проведену зустріч бути дійсною, і якщо справа виникає, вона може служити доказом, якщо є якісь проблеми.
Запис може описувати все сказане на зустрічі, результати змагань, виборів тощо, а також оцінки студентів, результати лотереї, святкування весілля тощо. Запис, як правило, завжди повинен містити дату, місце та час його проведення, на додаток до короткого викладання причини його заповнення. Як правило, вони ведуться або реєструються у щохвилиннику, в якому містяться всі протоколи, складені протягом певного періоду, та хронологічно, беручи до уваги, що всі його сторінки повинні мати нумерування для ведення замовлення.
Після того, як зустріч закінчиться і протокол закінчиться, усі учасники дають відмінку всьому, що міститься в протоколі, і продовжують його підписувати, кожен з учасників повинен підписати, таким чином залишаючи сертифікат свого втручання та прийняття всього написаного на ньому.
