Це просто проект рахунку-фактури, який надсилається покупцеві з конкретними реквізитами, які згодом будуть включені в оригінал рахунку-фактури, щоб повідомити деталі та очікувати їх затвердження. Проформа-фактура - це не загальний документ, а заява про зобов’язання продавця рекламувати певні товари чи послуги покупцеві.
На відміну від найвідоміших, ці рахунки-фактури не реєструються як дебіторська заборгованість продавця, а також не реєструються як кредиторська заборгованість, тобто вони не є частиною бухгалтерського обліку бізнесу як такого. В основному він відіграє роль комерційної пропозиції або, якщо застосовно, проекту рахунку-фактури, будучи угодою між покупцем і продавцем, яка встановлюється як зобов'язання між ними обома перед укладанням остаточної угоди.
Іншим використанням цього рахунку-фактури на комерційному рівні є ваучер, який визначає операцію, яка ще не була виконана, оскільки клієнт не отримав товар або не заплатив за нього. Щоб деталізувати різницю від звичайного рахунку-фактури, проформа чітко пояснює, що це в тому самому документі, крім того, що має іншу числову серію, або вона просто не нумерується і не може бути замінена звичайною. У галузі права ця накладна використовується як остаточне речення, щоб забезпечити розвиток юридичного процесу. Зі свого боку, у міжнародній торгівлі цей рахунок повинен бути доставлений митниці, коли реальний рахунок недоступний на момент відвантаження.
У випадку лінгвістики існують дві усталені групи:
- Займенникова проформа: вона є найвідомішою, вона служить для подання іменникової фрази або визначальної, якщо застосовно.
- Неіменна проформа: у нашій мові такого поняття не існує, проте в італійській, французькій чи каталонській мовах воно використовується. Функція цього - замінити прийменникову фразу, залежно від мови, вона може мати відмінності та особливості.
Ці дані будуть відправлятися в зазначеному рахунку - фактурі, є наступні:
- Дата.
- Імена.
- Причини бізнесу продавця-покупця.
- Точний номінал та кількість товарів.
- Ціна за одиницю та кількість товару.
- Форма та умови оплати.
- Тип упаковки.
- Умови поставки товару.
- Уповноважений підпис не потрібен.
- Зазначені дані можуть бути внесені до комерційної накладної після підтвердження замовлення покупцем.
