Етимологія слова «Архів» походить від латинського «Archivum», що означає «місце проживання магістратів». Сьогодні цей файл файлів призначений для позначення місця або пункту призначення, де зберігаються та зберігаються документи, які можуть бути створені людьми чи установами, і з цієї причини файли можуть бути приватними або загальнодоступними.
Основна мета будь-якого архіву - мати можливість зберігати, упорядковувати та класифікувати документи, щоб, коли їх потрібно шукати, їх можна було знайти ефективно та швидко.
У світі обчислювальної техніки термін файл (або файл, з англійської мови) зазвичай використовується для позначення набору даних або цифрової інформації на основі "бітів або двійкової інформації", які можна зберегти і пізніше використовувати за допомогою наявні програми на комп’ютері чи будь-якому іншому технологічному пристрої. Файл комп’ютера зберігається на жорсткому диску комп’ютера і складається з імені та розширення папки, що його містить (приклад: ім’я файла.ext).
Майте на увазі, що всі файли не однаково зберігаються на комп’ютерах, текстовий файл зберігається інакше, ніж зображення, відео чи музичний файл; Місце, яке вони займають на жорсткому диску, теж не однакове, оскільки їх вміст різний. Перевагами цифрових файлів є те, що їх можна переміщати, копіювати, видаляти, змінювати місце їх розташування тощо. З наших комп’ютерів, ними можна також ділитися через соціальні мережі, наприклад, і надсилати їх електронною поштою.
Однак слід враховувати, що архіви були частиною історії людства з тих пір, як воно почало фіксувати своє життя, оскільки найважливіші дані або документи завжди зберігались у фізичних архівах, оскільки там не було технологія, якою ви володієте сьогодні. Ці документи зберігалися на великих складах, ящиках або полицях. Хоча одним з найбільших його недоліків є те, що з часом погіршення стану паперу неминуче, і вони втрачають весь свій вміст. Незважаючи на це, ми не можемо забути, що існує багато книг та фізичних документів, що мають емблематичну історичну цінність, і з цієї причини ми завжди намагатимемось підтримувати їх у найкращому стані.
