Індексація автоматично вилучення даних з набору певного документа або тексту зовнішнього служити, щоб дати повну інформацію про такий же. Ці дані можуть бути з тексту, навіть зображення та звуку. Цей процес здійснюється за допомогою комп’ютерної програми, яка вибирає елементи за низкою попередньо встановлених параметрів. Цей процес є не що інше, як класифікація за ключовими словами або ключовими елементами, які полегшують пошук серед великої групи подібних.
Автоматичне індексування поширене серед організацій, які працюють між людськими та адміністративними структурами. Великі обсяги інформації повинні класифікуватися та класифікуватися впорядкованими серіями, щоб її місце розташування було точним як для того, хто цього потребує, так і для того, хто підтримує систему. Зберігання даних мають життєво важливе значення для будь-якої організації, а не тільки підтримувати історичну, але мати розширену підтримку безпеки, щоб гарантувати, що зміст документів вірно і в разі втрати там є резервна копія, щоб перевірити його.
Індексатори перетворюють контрольовану мову (дескриптори та заголовки предметів) після пошуку та знаходження їх еквівалентів у мовах індексування (тезаурус, списки предметних заголовків або алфавітний перелік дескрипторів). Таким чином, ці дескриптори або тематичні заголовки використовуються для зберігання цих документів у базах даних або каталогах, а також для їх отримання для подальшого пошуку. Тому загальною метою індексації є зберігання та пошук інформації.
