Під індексуванням розуміється процес детального опису змісту письма чи документа, переважно вилучення ключових слів, які адекватно представляють текст. Основне його використання полягає у тому, що файли слід отримувати або шукати в системі пошуку, організації чи на складі, щоб скоротити час пошуку та розповсюдження. Він модерується відповідно до стандарту ISO 5963, запровадженого в 1985 р. Зокрема, розробляється своєрідний покажчик, який допомагає кожному документу, який не тільки містить слова, що мають велике значення у змісті, але також включає їх резюме, а також що розбивкаабо аналіз теми. Подібним чином воно регулюється політикою, яка може варіюватися залежно від установи, яка його використовує, хоча вони завжди описуються у спеціальних посібниках для них.
Як і в багатьох процесах, включаючи класифікацію та аналіз документів, він складається з декількох етапів, оскільки ретельно читається питання, що знаходиться в документі; вибрати важливі моменти з теми; розбивати обрані поняття на конкретні слова або розміщувати їх під контрольованим словниковим запасом; нарешті, встановлюються зв’язки між термінами, остаточно витягнутими з тексту. Отже, безкоштовне індексування - це процес, у якому подається резюме з ключовими термінами документа, з тією різницею, що це, на етапі розміщення його під контрольованим словниковим запасом, це не використовується, але пропонуються слова суб’єктом, який здійснює діяльність або взяті безпосередньо з документа.
